In procesbeheersing is minder meer

Bewerken is energie in je input stoppen om er output van te maken. Hoe beter je dat beheerst, hoe efficiënter je output is, met minder verspilling van input en energie. Goede procesbeheersing is daarvoor de sleutel.

Het doel van procesbeheersing is variatie zo klein mogelijk maken. Maar goede procesbeheersing gaat niet vanzelf. Voordat jouw goed opgeleide operators het proces kunnen beheersen, moet er een fundament liggen dat bestaat uit 4 belangrijke kenmerken die je moet bepalen en begrijpen.

1. Meer waarde door minder waarden

Waarden in een proces vallen uiteen in twee stromen.

• Instellingen zijn inputs die je zelf direct kunt beïnvloeden.
• Outputs zijn per definitie het resultaat van een processtap en alleen indirect te sturen.

Het lijkt vanzelfsprekend dat waarden belangrijk zijn in procesbeheersing. Maar dat betekent niet dat elke waarde belangrijk is, of dat je die zelfs maar wilt weten. Te veel informatie kan tot instabiliteit leiden. Bij het ontwerpen of verbeteren van een proces wil je zoveel mogelijk terugkoppeling uit je proces halen, maar bij het beheersen ervan wil je zo weinig mogelijk opties.

Het risico van te veel opties is dat mensen ze gaan gebruiken om nieuwe manieren te vinden om het proces te ‘sturen’, en dat is het begin van de chaos.

De truc is om de beroemde woorden te gebruiken:

Maak alles zo eenvoudig mogelijk, maar niet eenvoudiger

Teken daarvoor een processchema en zoek de waarden die het belangrijkst zijn voor je processtap, met deze richtlijnen in je achterhoofd:

• Heeft een waarde geen duidelijke invloed op een resultaat, dan is hij niet belangrijk.
• Is er een één-op-éénrelatie tussen twee waarden, dan kan er één weg.
• Beïnvloeden meerdere instellingen hetzelfde resultaat, houd dan de instelling die fysiek het dichtst bij de eerste mogelijke meting van dat resultaat zit.

2. Minder variatie betekent meer beheersing

Nu je met de juiste waarden weet wát je moet beheersen, is het tijd om uit te zoeken welke getallen bij die waarden horen.

Instellingen hebben direct effect op hoe je energie gericht in je proces stopt. Door de vrijheid om die instellingen te veranderen te beperken, wordt het proces voorspelbaarder.

Elke waarde heeft een streefwaarde en een marge. De streefwaarde vind je door hem op te schrijven als het proces goed loopt en de output binnen de gewenste grenzen valt. De marge vind je door een instelling te veranderen tot de kwaliteit van de output zijn grens bereikt, en dat om te beginnen door twee te delen.

Die marges liggen niet in steen gebeiteld. Ze moeten regelmatig worden herzien, zodat ze nog steeds passen bij de beheersing die het proces nodig heeft.

3. Hoe je meer doet met minder

Om voorspelbaar te zijn, is het belangrijk dat je elke keer op dezelfde manier reageert als er iets gebeurt, in plaats van steeds een nieuwe oplossing te zoeken.

Als je luistert naar de mensen die elke dag met het proces werken, merk je misschien verschillen tussen personen en in de manier waarop ze op hetzelfde probleem reageren. Een Out of Control Action Plan (OCAP) standaardiseert HOE je reageert als je proces niet meer onder controle is.

Is dat nog niet gestandaardiseerd, begin dan met de manier waarop één persoon of team reageert. Het liefst degene met de best bewezen resultaten, maar dat is aan jou…

Je merkt misschien dat je, als de werkwijze in procesbeheersing eenmaal gestandaardiseerd is, minder instellingen nodig hebt. Dat maakt je proces eenvoudiger en robuuster.

4. Wees lui als je het proces onder controle hebt

Het is een bekend gegeven dat de luiste operator de beste resultaten haalt. Waarom? Omdat die weet wanneer je de instellingen NIET moet veranderen. Je kunt proberen alleen luie operators te vinden, maar er is een meer gestandaardiseerde manier om hetzelfde te bereiken.

Voor de meeste processen is het genoeg om te beginnen met een paar regels uit Statistische Procescontrole (SPC). Dit bewezen systeem waarschuwt je als het onwaarschijnlijk is dat de gemiddelde gemeten output nog binnen je grenzen valt. Maar nog belangrijker: het waarschuwt níét als de output nog binnen de grenzen blijft, ook al zit de gemeten waarde hoog of laag binnen de afgesproken marges.

Zoals bij elke standaard is het de kunst om hem in te voeren en, als hij er eenmaal is, bij te werken. Je zult merken dat sommige standaarden nooit hoeven te veranderen. Maar je moet wel regelmatig controleren of ze nog werken, als je wilt dat de operator ze blijft gebruiken.

Heb je weleens het gevoel dat je processen jou beheersen? Verbeter het proces op de punten hierboven en laat me weten wat er veranderde!